Die Anatomie einer Veranstaltung

 

Kürzlich hatten wir die Sunday Magic August 2026 im Kliba Theater Basel. Ich war für deren Organisation hauptverantwortlich und ich bin froh, dass alles reibungslos über die Bühne ging.

Ich bin kein Eventmanager. Aber ich habe in den letzten Jahren einiges über das Organisieren von Veranstaltungen gelernt.

Seit zwei Jahren organisiere ich im Rahmen einer Vereinstätigkeit eine Veranstaltungsreihe mit, die viermal jährlich stattfindet. Einmal pro Jahr übernehme ich dabei die Hauptorganisation. Bereits 2023 habe ich zudem eine Benefizveranstaltung initiiert, organisiert und moderiert.

Drei Dinge sind mir dabei besonders geblieben.

 

1. Klarheit schaffen.

Wer muss was wann wissen? Was muss jetzt entschieden werden – und was kann warten?

Ein Ablaufplan ist für mich deshalb nicht einfach eine Liste mit Uhrzeiten. Gute Organisation bedeutet, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun und mir und anderen die Klarheit zu geben, die wir für unsere Aufgabe brauchen.

Das gilt gerade auch für auftretende Künstler. Sie sollten möglichst wenig organisatorische Energie aufwenden müssen und wissen, woran sie sind. So entsteht der Raum, sich auf das zu konzentrieren, wofür sie eigentlich da sind.

 

2. Nicht zu viele Rollen gleichzeitig übernehmen.

Bei der erwähnten Benefizveranstaltung war ich Initiator und Hauptorganisator, Master of Ceremonies – und trat zusätzlich mit zwei eigenen Zaubersets auf.

Das war zu viel.

Nicht, weil es unmöglich gewesen wäre. Sondern weil jede dieser Rollen Aufmerksamkeit verlangt. Während ich als Organisator bereits beim nächsten Programmpunkt war und für die Anliegen aller da war, hatte ich mich als Künstler mit meiner Darbietung zu tun.

Diese Erfahrung ist mir geblieben. Heute versuche ich bewusster zu entscheiden, welche Rolle ich bei einer Veranstaltung übernehme – und welche nicht. 

 

3. Raum für das Unvorhergesehene lassen.

Keine noch so gute Planung verhindert, dass etwas anders läuft als vorgesehen.

Jemand verspätet sich oder fällt aus. Etwas dauert länger. Technik funktioniert nicht. Eine Situation entwickelt eine Eigendynamik.

Vielleicht liegt gerade darin ein kleines Paradox guter Organisation: Je besser vorbereitet ein Anlass ist, desto leichter lässt sich an eine unvorhergesehene Situation adaptieren und improvisieren.

Ein klarer Ablauf, Reserven und ein Plan B sollen nicht jede Eventualität kontrollieren. Sie schaffen vielmehr den Spielraum, vom Plan abzuweichen, wenn es sinnvoll oder notwendig wird.

Das erinnert mich durchaus an die Zauberkunst: Improvisation ist nicht das Gegenteil von Vorbereitung. Gute Vorbereitung macht gute Improvisation erst möglich.

Ich würde mich deshalb weiterhin nicht als Eventmanager bezeichnen.

Aber ich habe gelernt, was es bedeutet, Verantwortung dafür zu übernehmen, dass viele einzelne Teile für einen Abend zusammenkommen.

 

Klarheit schaffen. Sich auf die eigene Rolle konzentrieren. Und genug vorbereitet sein, um im richtigen Moment vom Plan abweichen zu können.